(Articolo pubblicato nella rivista Markezine numero di settembre)
Tra tutte le risorse di un’azienda, ce n’è una fondamentale a cui non può assolutamente prescindere. Non è il budget, né il know how e nemmeno il personale: è il tempo.
Il tempo è la risorsa imprescindibile a cui sono legate tutte le altre, la risorsa più preziosa che non solo un imprenditore ma qualsiasi essere umano possa permettersi.
Questo perché oggi il mondo si muove e cambia a una velocità pazzesca e sono aumentate le pressioni in maniera incredibile.
Ci sono meno margini di tempo e di guadagno, bisogna essere sempre più celeri nel lanciare nuovi prodotti e ancora più rapidi nel rispondere alle esigenze dei clienti. Se non lo fai tu subito, lo farà qualcun altro al posto tuo.
Questo si traduce in minor possibilità di sbagliare. Se si commette anche solo un piccolo errore oggi, per il 90% dei casi, non si ha più il tempo per recuperare.
Il paradosso è che dobbiamo andare sempre più in fretta mentre il tempo a nostra disposizione continua a diminuire. Non perché improvvisamente le giornate si stiano accorciando, ma perché siamo obbligati costantemente a migliorare la qualità del nostro lavoro e contemporaneamente ad affrontare una serie di impegni e di distrazioni esterne che in passato non esistevano.
Il mondo in cui viviamo oggi ha infatti una quantità di stimoli che la generazione precedente alla nostra non subivano e che spostano continuamente la nostra attenzione da quello che stiamo facendo: email, telefonini, social, ecc.
Se non si controllano queste distrazioni, l’efficienza lavorativa precipita rovinosamente verso valori disastrosi. È quindi assolutamente necessario imparare a gestire il proprio tempo in maniera efficiente.
Le prime tecniche di gestione del tempo risalgono all’800 ma molte di queste oggi sono totalmente anacronistiche e non funzionano più perché create per un mondo che era completamente diverso da quello odierno.
L’aver partecipato a un corso di gestione del tempo anche solo 6 o 7 anni fa, ha oggi valore praticamente vicino allo zero.
La gestione del tempo è innanzitutto una questione di mentalità e ha a che fare con priorità e focus.
Che l’attività lavorativa comprenda task più o meno importanti sembra una cosa ovvia, eppure la mente umana gioca spesso dei brutti scherzi e ci impedisce di fare la giusta distinzione.
Spesso si preferisce portare a termine tanti compiti semplici e delegabili, piuttosto che impegnarsi in task difficili ma importanti. Questo perché aver portato a termine molte mansioni ci fa sentire efficienti, è come se “anche oggi ho compiuto il mio dovere”.
Ma questo non è realmente lavorare.
Lavorare ed essere efficaci non significa compiere i propri doveri, ma portare a termine ciò che conta e che fa spiccare un salto in avanti verso il raggiungimento degli obiettivi reali che permettono all’azienda di progredire.
Come imprenditore è preferibile essere una persona efficace piuttosto che una persona efficiente. La differenza, seppur sottile, è enorme: l’imprenditore efficace punta dritto all’obiettivo, quello efficiente si focalizza sul fare bene tutte le mansioni, anche quelle meno utili, perdendo di vista la meta finale.
Solitamente questi imprenditori si concentrano sulle attività urgenti piuttosto che su quelle importanti e, per come sta andando il mondo, task urgenti ci sono e ci saranno sempre.
Quando si presenta un’urgenza, il segreto è riuscire a coglierla rapidamente, comprenderla, affrontarla e risolverla nel migliore dei modi, per poi utilizzare tutto il tempo che rimane per le attività importanti.
In fondo alla pagina trovi la matrice Einsenhower, uno strumento fondamentale per gestire le attività urgenti e importanti.
Come vedi la matrice è divisa in quattro quadranti ed è basata sulla distinzione tra importante e urgente.
Va compilata con tutte le task di un determinato progetto nell’arco della giornata.
Se hai inserito qualcosa nei quadranti 3 e 4, stai perdendo tempo prezioso: sono azioni completamente inutili allo scopo finale (Q3) o urgenze che puoi benissimo lasciar sbrigare ad altri perché non è compito tuo (Q4): delega.
Nel quadrante 2 trovi invece le tue urgenze, attività che devi svolgere immediatamente. Capisci anche tu che più azioni inserisci in questo quadrante più sarai sottopressione. Questo non è salutare né per te, né per la qualità del tuo lavoro.
L’obiettivo è quello di riuscire a occupare più tempo possibile nel Q1, il quadrante in cui la qualità della tua vita è migliore. Come?
Quando pianifichi la tua settimana assicurati che il tuo focus sia concentrato il più possibile sulle cose che sono davvero importanti per te, anticipandole per evitare che diventino urgenti.
Ok, ma come posso scegliere senza lasciarmi distrarre e influenzare dall’oppressione degli impegni?
Il segreto è molto semplice: quando a inizio settimana (o a fine della precedente, come preferisci tu) ti appresti a compilare la tua Matrice di Einsenhower, fai molta attenzione alla domanda che ti poni.
Solitamente sono due le tipologie di domande che possono venirti in mente:
1. “Cosa devo fare questa settimana?”
2. “Quali risultati voglio ottenere questa settimana?”
Con la prima il tuo focus è tutto sulle azioni, sul FARE.
È la domanda che si pongono di solito le persone affaccendate, quelle che non hanno mai un secondo libero, che corrono a destra e a sinistra senza fermarsi mai. Le stesse che arrivano poi a fine giornata con quella fastidiosa sensazione di non aver concretamente concluso niente.
Ne conosci qualcuna?
Io sì e tra le tante mi ricordo molto bene di una certa Manuela Campanozzi di qualche anno fa.
Ero sempre di corsa, credevo che più avessi fatto, più avrei ottenuto. Da un certo punto di vista avevo anche ragione perché ho raggiunto tanti risultati, ma a quale prezzo.
Nel mio vocabolario si era persa una parolina fondamentale per la sopravvivenza, una parola che ti salva in tantissime situazioni: “No”.
Oggi per fortuna l’ho ritrovata e la qualità della mia vita è decisamente migliorata. Mi è bastato cambiare mentalità e passare dalla prima alla seconda domanda.
Ho smesso di focalizzarmi sul FARE e ho iniziato a dirigere la mia attenzione sui RISULTATI che volevo ottenere. Lo switch è semplice ma potentissimo. Mi ha permesso innanzitutto di eliminare tutte quelle azioni che non mi avvicinavano all’obiettivo finale e che erano solo uno spreco di energia. In poco tempo ho dimezzato le attività che occupavano la mia giornata, concentrandomi solo su quelle che davvero contavano per me, delegando il resto.
La mia programmazione settimanale si è decisamente spostata sul quadrante 1 e il beneficio più grande si è riversato sulla qualità del mio lavoro. Ovviamente riuscire a concentrare la mia energia su meno attività, mi ha permesso di svolgere al meglio tutte le altre, quelle davvero importanti.
È tutta una questione di mentalità. Se imparerai a pensare con la mentalità del RISULTATO, ti ritroverai senza neanche accorgertene a essere più produttivo e allo stesso tempo ad avere più tempo per te stesso.
