Sei sicuro di comunicare in maniera efficace?

La comunicazione è parte integrante della vita quotidiana di ciascuno di noi. Le relazioni professionali si basano sulla comunicazione, dunque la capacità di comunicare gioca un ruolo fondamentale, soprattutto per coloro che si trovano a dover gestire un team di professionisti o ad avere un contatto costante con i clienti.

Per un manager non è sempre facile rapportarsi con collaboratori dal carattere e dalla personalità differente, così come è complicato entrare in sintonia con i diversi clienti. È proprio per questo che, per avere successo, un imprenditore non deve semplicemente comunicare, ma deve saper comunicare bene.

Cosa vuol dire comunicare bene?

Non si tratta di saper essere simpatici e brillanti, non conta solamente il tono di voce o il lessico specialistico. Ottenere l’attenzione dell’interlocutore e stimolarne l’interesse è sicuramente necessario, ma non è sufficiente.Comunicare bene significa comunicare in modo efficace, ovvero raggiungere lo scopo prefissato.

Comunicare e parlare sono due cose differenti: il primo, a differenza del secondo, implica un’azione bidirezionale. Il mittente cerca di trasmettere il messaggio in modo che venga compreso, accettato e condiviso dal destinatario.

Durante una qualsiasi giornata lavorativa, affrontiamo costantemente una comunicazione dietro l’altra, sia essa verbale o non verbale. Un meeting con i collaboratori, la presentazione di un nuovo software, la trattativa con un nuovo fornitore. Se la comunicazione non è efficace, potrebbero insorgere problemi: la squadra di lavoro potrebbe non comprendere e concordare pienamente con il nuovo progetto aziendale, il cliente potrebbe non apprezzare il nuovo software e il fornitore potrebbe non essere disposto a negoziare un buon prezzo. Tutte eventualità che un manager deve e vuole evitare.

L’importanza di saper ascoltare e interpretare i segnali

Per poter comunicare efficacemente, bisogna prima saper ascoltare. Clienti, colleghi, superiori o fornitori sono portati ad avere uno scambio più proficuo se riscontrano una buona capacità di ascoltare da parte del loro interlocutore. Ascoltando, inoltre, si ottiene la fiducia dell’altro e si ha modo di capirne i bisogni, anche inconsapevoli. Questo permette di trovare il modo di superare eventuali resistenze e obiezioni.

Per una gestione ottimale delle risorse umane, ogni manager dovrebbe essere attento a interpretare i segnali dei propri collaboratori, non solo le parole, ma anche lo sguardo, i movimenti. Non si può dare per scontato che tutti abbiano compreso correttamente ciò che si è espresso durante una riunione oppure le direttive che sono state mandate via mail. Le incomprensioni sono fonte di problemi, che a livello aziendale significano errori, insoddisfazione e calo delle performance.

Come si costruisce una comunicazione efficace?

Per essere un buon imprenditore o un buon professionista, non basta saper fare bene il proprio mestiere.

Anche l’idea più geniale, se comunicata in maniera impropria, non otterrà alcun riscontro positivo.

Ecco allora alcune semplici domande che bisognerebbe porsi prima di affrontare una comunicazione professionale (e non):

– Qual è l’obiettivo della comunicazione? Cosa voglio ottenere?
– Cosa voglio comunicare?
– Chi è il mio interlocutore e quali benefici otterrà ascoltandomi?
– Qual è il contesto più adatto a comunicare (dove, quando, a quante persone, ecc.)?
– Qual è il modo migliore per comunicare ciò che voglio dire?

Definizione degli obiettivi

Definire gli obiettivi del discorso, cioè quello che l’interlocutore dovrà/vorrà fare dopo aver ascoltato è fondamentale per partire nel migliore dei modi. Il manager non dovrà quindi chiedersi “Come faccio a spiegare il nuovo piano strategico?” ma dovrà chiedersi “Come posso fare per fare in modo che i miei collaboratori condividano le mie scelte?”.
L’obiettivo non è, infatti, quello di “dire” qualcosa, ma quello di convincere l’altro (cliente, collega, ecc.) a capire e accettare positivamente il nostro pensiero.

Punti chiave del messaggio

È importante anche stabilire quali sono i messaggi chiave da passare, facendo attenzione alla qualità e alla quantità dell’informazione che si vuole veicolare. I messaggi fondamentali devono essere pochi e concisi. Può sembrare scontato, ma un manager che vuole ottenere dal proprio collaboratore un lavoro svolto in maniera opportuna, dovrà, lui per primo, dare direttive chiare e precise. Sia che assegni il compito via mail o a voce, dovrà dare istruzioni esaustive e spiegare esattamente le sue aspettative, in che modo vuole che venga eseguito il task ed entro quali tempistiche.

Chi è l’interlocutore

Il professionista, bravo comunicatore, non tratterà il messaggio solamente dal proprio punto di vista, ma si metterà nei panni dell’interlocutore, immaginando e anticipando le sue reticenze. Perché il mio cliente potrebbe non accettare la mia proposta, quali potrebbero essere le sue paure? Perché il mio collaboratore potrebbe non accogliere con entusiasmo la nuova procedura aziendale? Anticipare le obiezioni per garantirsi il successo, ecco un ottimo trucchetto a cui pensare prima di comunicare.

Contesto comunicativo

Un altro elemento da tenere in considerazione, e per nulla banale, è il contesto in cui avviene la comunicazione. Il contesto influenza enormemente la comunicazione. Immaginiamo un responsabile di reparto che spiega le funzionalità di un nuovo strumento, in un laboratorio in cui altre macchine sono rumorosamente in funzione ed è praticamente impossibile sentire bene. Oppure un HR manager che redarguisce un impiegato alla scrivania, di fronte agli altri colleghi o ancora un team leader che comincia a presentare un nuovo progetto importante, a cinque minuti dalla pausa pranzo. Perché la comunicazione sia il più efficace possibile, è importante organizzare il contesto fisico (dove), temporale (quando e quanto durerà) e psicologico (le modalità, se dal vivo o in videoconferenza, se a pochi intimi o a tante persone contemporaneamente, ad esempio) in cui avrà luogo la comunicazione.

Comunicare bene

Come detto in precedenza, i messaggi chiave devono essere pochi e concisi, devono essere espressi in maniera chiara e possibilmente supportati da evidenze, esempi e prove. Per mantenere viva l’attenzione dell’interlocutore non è necessario essere prolissi, meglio non andare fuori tema. Un manager che comunica in maniera coinvolgente e convincente e che riesce a imprimere le sue parole nella mente dell’ascoltatore ha fatto centro.
È importante anche adeguarsi al proprio pubblico: inutile parlare di tecnicismi a un cliente che fatica a comprendere la materia, mentre è corretto usare un lessico specialistico quando si parla con professionisti del settore. Il tono di voce, la postura e i movimenti del corpo sono tutti elementi a cui l’interlocutore farà caso e che, se gestiti in maniera sbagliata, provocheranno il suo allontanamento.

In linea generale, dunque, è opportuno riflettere prima di comunicare e spendere un pochino di tempo per pianificare l’interazione con l’interlocutore. Un professionista che conosce la persona che ha di fronte, che interpreta i suoi segnali, anticipa le sue obiezioni e si adegua al suo mood, ha maggiori possibilità di ottenere il risultato sperato.
Per non sbagliare, infine, è sempre bene chiedere e dare continui feedback, al fine di accertarsi che quello di cui si sta discutendo venga recepito correttamente.

Public speaking

Manager e professionisti hanno tantissime occasioni per poter mettere in mostra il loro valore e per conquistare il mercato, anche di fronte ad un vasto pubblico.
Pensiamo ad eventi, workshop, congressi o corsi di formazione: sono tutti “incontri” che possono avvenire di persona oppure online, tramite video conference o video tutorial. I professionisti di oggi sono quindi chiamati a esprimersi di fronte ad un pubblico potenzialmente numerosissimo e ad adeguarsi ai cambiamenti dei mezzi di comunicazione. Qualche nozione di public speaking, in questi casi, non guasterebbe di certo!
Anche perché è proprio in queste occasioni che un imprenditore ha la possibilità di distinguersi dagli altri e superare la concorrenza nella scalata verso il successo, tramite una comunicazione efficace.

È statisticamente provato che chi sa comunicare in maniera efficace ha circa il 40% delle possibilità in più di chiudere con successo una trattativa, sia essa una vendita a un cliente, un acquisto da un fornitore o l’avvio di un nuovo progetto con i propri collaboratori.

Quindi, signori manager, imprenditori e professionisti, se volete far volare il vostro business, il consiglio è di diventare dei comunicatori efficaci!